Zahtjev za promjenama u projektnom menadžmentu

Filip Radulović

Svrha procesuiranja Zahtjeva za promjenama jest kontrola i upravljanje promjenama kako bi se projekt realizirao unutar dogovorenih rokova, budžeta i isporuka. Zahtjev za promjenama može biti iniciran od strane klijenta u bilo kojem trenutku kada se prepoznaju potrebe za promjenama.

Kako svaka promjena može utjecati na rokove, opseg ili troškove projekta, Zahtjev za promjenama mora biti revidiran od strane projektnog menadžera izvođača. Nakon razmatranja Zahtjeva, projektni menadžer daje svoje mišljenje te prezentira moguća rješenja. Tek kada je zahtjev za promjenama odobren od klijenta i izvođača, a to znači kada je postignut zajednički dogovor oko promjena ukupnih troškova, funkcionalnosti i rokova projekta, može biti proslijeđen razvojnom timu.  

Proceduriranje Zahtjeva za promjenama sastoji se od 6 mogućih koraka:

1. Pokretanje Zahtjeva za promjenama

Osoba odgovorna za područje na koje se željene promjene odnose napisati će Zahtjev za promjenama (koji može biti i u e-mail obliku). Zahtjev pohranjuje u alat koji se koristi za upravljanje projektom te s njim upoznaje Voditelja projekta, u elektronskom ili u pisanom obliku.

2. Analiza Zahtjeva za promjenama

Voditelj projekta, ili osoba koju on zaduži, analizirati će okolnosti oko zahtjeva s članom tima koji je podnio Zahtjev za promjenama i, po potrebi, s ostalim članovima projektnog tima. Cilj analize je procjena utjecaja izvršavanja i neizvršavanja tražene promjene na ukupne ciljeve, opseg i troškove projekta.

3. Rješenje zahtjeva za promjenama

Temeljem revizije zahtjeva te analize utjecaja promjene, voditelj projekta će poduzeti jednu od sljedećih akcija te o tome obavijestiti Naručitelja:

  • Preporučiti ne poduzimanje akcije
  • Ustanoviti da promjena ne utječe na doseg, ciljeve, rokove i troškove projekta te potvrditi implementaciju promjene
  • Procijeniti utjecaj promjene na ostale aktivnosti, rokove i troškove te procjenu predočiti Voditelju projekta sa strane Naručitelja

 4. Prihvaćanje rješenja

U razumnom roku (najčešće pet dana), Naručitelj treba odgovoriti na procjenu dodatnih troškova prihvaćanjem ili odustajanjem od zahtjeva ili prijedlogom za prilagodbu nekih drugih zahtjeva u okviru projekta koji bi osigurali održanje ukupnog opsega, rokova i troškova projekta. Obostrano prihvaćanje rješenja, potpisivanjem Zahtjeva za promjenama, ujedno znači i obostrano pristajanje na promjenu ukupnih troškova, funkcionalnosti ili rokova. Kada je Zahtjev za promjenama odobren od obje strane, može biti proslijeđen razvojnom timu.

5. Eskalacija Zahtjeva za promjenama

Ukoliko se ne može postići dogovor oko Zahtjeva za promjenama na razini voditelja projekta Ponuditelja i Naručitelja, on će eskalirati na razinu Uprave ugovorenih strana.

6. Provedba promjene

Kada su aktivnosti vezane uz Zahtjev za promjenama završene, Voditelj projekta Naručitelja obavijesti će Ponuditelja da je Zahtjev za promjenama realiziran.

Ciljevi i prednosti procesuiranja Zahtjeva za promjenama

Cilj procesuiranja Zahtjeva za promjenama je jasno definiranje i dokumentiranje svih promjena u projektu te kontrola utjecaja promjena na projektni budžet i dogovorene rokove. Svi zahtjevi za promjenama se dokumentiraju, pregledavaju te evaluiraju kako bi se utvrdilo je li promjena korisna za projekt te se odobravaju od strane voditelja projekta, projektnog managera i/ ili klijenta. Kada je zahtjev za promjenama odobren, dodatne poslovne operacije se uključuju u projektni plan.

Korisnost procesuiranja Zahtjeva za promjenama:

  • Jasna komunikacija utjecaja predloženih promjena na budžet i rokove projekta s ciljem donošenja jasnih poslovnih odluka
  • Prikaz i dokumentiranje svih dodatnih aktivnosti koje nisu dio originalnog projektnog plana su što omogućava projektnom menadžeru da nadzire i kontrolira odudaranja od predviđenih rokova i sredstava
  • Poslovno opravdanje za dodavanjem ili ukidanjem rada unutar projekta je dokumentirano kao i razlog za neprihvaćanje Zahtjeva za promjenama
  • Uočavanje i kategorizacija zahtjeva za promjenama predstavlja vrijednu bazu znanja te olakšava optimizaciju projektnog menadžmenta
  • Smanjena je mogućnost variranja kvalitete projektne izvedbe te je isključen neautoriziran rad
  • Neuspješno nadziranje i upravljanje zahtjevima za promjene bi imalo štetne utjecaje na budžet i rokove projekta kao i na kvalitetu isporučenog posla

 

Reference:

Berkeley. (2018). Berkeley Operational Excellence Program Office. Retrieved from Berleley: http://vcaf.berkeley.edu/sites/default/files/change_control_process_aa.pdf

IPMA. (2018). Individual Competence Baseline. International Project Management Association.

Autorov website: www.radulovic.com.hr