Važnost bilješke sa sastanka kod upravljanja projektima

Filip Radulović

U našem se uredu sastanci održavaju svakog dana. Prema (Atlassian, 2019) prosječni zaposlenik provede do 31 sat mjesečno na sastancima, tako da možete zamisliti kolektivno vrijeme provedeno na sastancima. Odluke donesene na ovim sastancima mogu utjecati na vrijeme, novac, ali i promijeniti budućnost naših klijenata. Često podcijenjen zadatak – pisanje bilješke sa sastanka - pada na mlađe ili pomoćno osoblje u organizaciji, ili još gore, previdi se iako je to vitalan zadatak. U svojoj je osnovi to bilježenje razgovora tijekom sastanka, ali na strukturiran način.

Ciljevi vođenja bilješke sa sastanka:

  • osigurati pismeni trag s pojedinostima kao što su naziv projekta, tema sastanka, datum, vrijeme, lokacija, sudionici i osoba koja je napisala bilješku sa sastanka i kome je ona poslana;
  • znati tko mora poduzeti koje dogovorene mjere i kada;
  • znati koji su bili ključni zaključci sastanka;
  • imati pismeni trag razgovora sa sastanka u tipu eseja;
  • zabilježiti privitke predstavljene na sastanku.

Osim ovih ciljeva, bilješka koristi i onima koji su bili odsutni da znaju o čemu se razgovaralo i koje su odluke donijete na sastanku. Vitalna je u slučaju sukoba kako bi se znali kakvi su sporazumi sklopljeni, a pruža i pravnu zaštitu jer je revizori i sudovi smatraju pravnim dokumentom. Pravni stručnjaci držat će da ako se dogovor nije u zabilježio u bilješci sa sastanka, on nije važeći.

Slažem se s (Cantarelli, 2017) koja ističe da ljude koji su odgovorni za pisanje bilješke sa sastanka treba pripremiti. Na primjer, trebaju pročitati prethodne zapisnike kako bi samopouzdano mogli sudjelovati na sastanku. Važno je doći u sobu za sastanke prije početka sastanka kako biste bili spremni zabilježiti bitne stvari poput tko je prisutan ili odsutan i znati teme o kojima će se raspravljati, posebno ako osoba koja vodi zapisnike nije baš upoznata s temom sastanka. Pisanje bilješke sa sastanaka nije vježba diktata. To je sažetak. Naravno, sažetak raspravljenih stvari, a ne pisanje, pa nije lako voditi takve zabilješke.

Stoga vam nudimo primjer bilješke sa sastanka koje koristimo u Perpetuumu, slobodno iskoristite kao predložak:

biljeska

Obično se bilješka sa sastanka zapisuje na prijenosnom računalu ili tabletu. Na taj način omogućava se brz pregled pravopisa, gramatike i može se brzo i lako proslijediti sudionicima sastanka. Ponekad se upotrebljavaju čak i cloud rješenja poput Microsoftovog One Note-a kao dijela Share Point rješenja.

Na poslijetku, zapitao sam se: zašto se bilješke sa sastanka na engleskom naziva Meeting Minutes? (Veerman, 2017.) govori da je izraz vjerojatno došlao izravno iz latinskog 'minuta scriptptura', što znači 'male bilješke'. Dakle, meeting minutes odnosi se na smanjivanje sadržaja sastanka na manje podsjetnike, a ne na nešto što ima veze s vremenom.

 

Izvori:
Atlassian. (2019, August). Atlassian. Preuzeto s Atlassian: https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic
Cantarelli, S. (2017). The Importance of Taking Meeting Minutes. Geneva, Switzerland.
Veerman, E. (2017). What are Meeting Minutes and why are they important? Amsterdam, Netherlands.
Osobni web: http://radulovic.com.hr/