Uloga funkcionalne specifikacije u upravljanju projektima

Filip Radulović
Funkcionalna specifikacija

Iznimno popularan termin upravljanja projektima postao je - agilno. Agilno ovo, agilno ono, upravljanje projektima postaje sve fleksibilnije, a kada se prekorači opseg i budžet projekta svi su spremni na upiranje prstom. Tijekom kreiranja kompleksnih IT rješenja klijentima koji žele biti ukorak sa suvremenim poslovnim rješenjima često se susrećemo sa situacijom da ne postoji dovoljno informacija koje bi u potpunosti procijenile utjecaj digitalne transformacije na cjeloklupno poslovanje. Naravno, s obizorom na promjenjivost društva, to je u potpunosti razumljivo. Stoga, aktivno sudjelujemo u konzultiranju i suradnji s klijentima kako bi se postiglo zajedničko razumijevanje i definirao potpun opseg projekta. Kako bi postigli taj cilj, koristimo alat iz našeg PM programa zvan Funkcionalna specifikacija. 

Functionalna specifikacija je dokument koji opisuje funkcionalnosti koje će biti implementirane kao dio rješenja. Dokument naglašava sve što je potrebno kako bi rješenje funckioniralo unutar zadatih okvira, dodatno opisujući inpute i outpute potrebne da bi se procesi uspješno završili. Functionalna specifikacija spaja rezultate analize zahtjeva i analize postojećeg stanja. 

Stvaran ciljh sastavljanja funkcionalne specifikacije je jasno definirati količinu posla koju dizajneri i razvojni inženjeri trebaju obaviti, ali i pokazati klijentu potpuni utjecaj na poslovanje koje dolazi s isporučenim rješenjem. (Timms, 2012) je u pravu kada ističe da funkcionalna specifikacija u potpunosti opisuje kako će sistem funkcionirati iz perspektive korisnika. Njega ne zanima kako je proizvod kodiran, on razmišlja o funkcionalnostima. Stoga funcionalna specifikacija naznačava ključne aspekte koji moraju biti uključeni, poput ekrana, izbornika...

Kako bi kreirali dokument funkcionalne specifikacije, običavamo provesti serije radionica s klijentom tijekom kojih se upoznajemo s poslovnim procesima. Također, to predstavlja odličnu priliku za međusobno upoznavanje i uspostavu čvršćih poslovnih odnosa. Provođenje radionica omogućava da se želje klijenta oblikuju u potrebe te definira okviran opseg projekta koji je prihvatljiv svim stranama. Kada timovi postignu konsenzus oko funkcionalne specifikacije, dokument se proglašava "kompletnim" i ovjerava se potpisom projektnog menadžera klijenta. Nakon toga razvojni tim kreira izvorni kod, a testni tim provjerava skripte vodeći se funkcionalnom specifikacijom kao referentnom točkom. Tijekom faze testiranja, ponašanje programa se uspoređuje s očekivanim ponašanjem definiranim u dokumentu funkcionalne specifikacije. 

Nakon tako postavljenog poligona za uspješnu poslovnu suradnju, menadžeri obaju timova mogu odahnuti i dopustiti da se dogodi PM magija. Kako (Douglas, 2018) kaže: dokumentiranje funkcionalne specifikacije drži članove svih timova na istoj strani radeći iz jedne polazišne istine. Odmicanje od takve poslovne prakse može rezultirati nekvalitetnim projektom i nezadovoljnim pojedincima, stoga, kako bi se smanjila razina stresa najbolje je kreirati dobro promišljenu specku.

Slobodno preuzmite predložak naše funkcionalne specifikacije, vjerujemo da će vam koristiti!


Reference:
Douglas, S. (2018, July 6). Functional specification documentation: Quick guide to making your own. Retrieved from JustInMind: https://www.justinmind.com/blog/functional-specification-documentation-quick-guide-to-making-your-own/
Munson, J. C. (2006). Software Specification and Design: An Engineering Approach. New York: Auerbach Publications.
Timms, L. R. (2012). Sap: How to Write a Report Functional Specification. Bloomington: AuthorHouse.

Web autora radulovic.com.hr